Digitale Dokumentation des Zählerwechsels bei der Ruhstorfer Gruppe
Das Versorgungsgebiet des Zweckverbands Wasserversorgung Ruhstorfer Gruppe umfasst acht Gemeinden aus dem südlichen Landkreis Passau und eine Gemeinde aus dem Landkreis Rottal-Inn. Der regionale Wasserversorger, mit über 13.000 Zählern, ist als Netz- bzw. Messstellenbetreiber nach dem Eichgesetz verpflichtet, jährlich ca. 2.000 eichfällige Zähler zu wechseln. Diesen turnusmäßigen Wechsel und dessen Organisation und Dokumentation führt die Ruhstorfer Gruppe seit 2021 komplett digital mit tablano durch. Neben der Terminplanung mit den Kunden und dem Auftragsmanagement der Monteure, unterstützt tablano das Team von Werkleiter Armin Bauer mit benutzerfreundlichen Formularen und einer nahtlosen Übergabe der Daten an das Verrechnungssystem. Damit legt die Ruhstorfer Gruppe die Basis für eine schnelle und nachhaltige Verbrauchsabrechnung.
Termine abstimmen und Aufträge anlegen
Die Eichfrist beträgt bei Kaltwasserzählern 6 Jahre. „Nachdem die betroffenen Kunden, nach Gemeinden sortiert und angelegt sind, beginnt die Arbeit mit tablano“, erzählt Alexander Emmer beim Zweckverband zuständig für die Verbrauchsgebührenabrechnung und das Zählermanagement. Währenddessen greift er mit der tablano Webanwendung am PC auf die Kundenstammdaten zu und nutzt den interaktiven Kalender zur Planung der Termine. „Jeder neue Termin wird automatisch als Arbeitsauftrag angelegt, diesen kann ich dann einem einzelnen Monteur oder einer ganzen Gruppe zuweisen. Die 13 Monteure sehen alle Termine direkt auf ihren Tablets und können sofort mit der Arbeit beginnen“, so Emmer weiter.
„tablano erleichtert uns so die Abstimmung innerhalb des Teams sehr.”
Wichtige Informationen zu Kunde oder Zähleranlage hinterlegt Alexander Emmer in der Auftragsbeschreibung. „tablano erleichtert uns so die Abstimmung innerhalb des Teams sehr“, freut sich Emmer. Auch auf spontane Terminverschiebungen oder Ausfälle innerhalb des Teams reagiert Alexander Emmer mit tablano schnell und flexibel. Mit wenigen Klicks können Wechseltermine nachträglich bearbeitet und anderen Monteuren zugewiesen werden. Kann der Kunde mal nicht zu Hause angetroffen oder der Zählerwechsel aus anderen Gründen nicht durchführt werden, wird dies ebenfalls in der App dokumentiert. „So verstreicht nicht zu viel Zeit und ich kann den Kunden kontaktieren und einen neuen Termin vergeben“, erklärt Emmer.
Schnelle und einfach Dokumentation der Arbeiten vor Ort
Kann der Turnuswechsel wie geplant stattfinden, nutzen die Mitarbeiter der Ruhstorfer Gruppe zur Dokumentation ihrer Arbeit das digitale Wechselformular in der tablano Android-App. Auf den Samsung Galaxy Tab A7 Tablets erfassen sie zuerst den Altzählerstand. Durch die integrierte Plausibilitätsprüfung werden die Monteure bei Abweichungen, wie etwa einem Mehrverbrauch, Negativwerten oder Eingabefehlern wie Zahlendreher, sofort von der tablano App informiert. So werden Zählerstände fehlerfrei erfasst. Die Erfassung eines neuen Zählers funktioniert nahezu wie von selbst: „Der Monteur scannt mit tablano lediglich den Code auf dem eingebauten Zähler – alles weitere übernimmt die App,“ erklärt Emmer. Sie sucht automatisch den gescannten Zähler aus dem digitalen Zählerlager und zeigt die dazugehörigen Metadaten (wie Eichdatum, Einbaustand, Hersteller, Zählergröße, etc.) im Formular an.
Nach dem Zählertausch dokumentieren die Monteure in individuell anpassbaren Checklisten zusätzliche Begebenheiten zur Kundenanlage – bei Bedarf auch mit Fotos. Hier werden beispielsweise Informationen zu dem Zustand der Kundenanlage, ob auf dem Grundstück ein Brunnen vorhanden ist, oder ein Zusammenschluss mit einer privaten Wasserversorgung vorliegt, angegeben. Wichtige Eingaben für nachhaltige Dokumentation. Um abschließend ein Protokoll des Zählerwechsels erstellen zu können, unterzeichnet der Kunde das digitale Formular auf der App ganz bequem mit dem Finger oder Eingabestift. So quittiert er die ordnungsgemäße Dokumentation und der Nachweis (PDF im Format DIN A4) kann auf Wunsch direkt aus der App per Mail versendet werden.
„tablano sammelt die Daten übersichtlich an einem Ort und erleichtert mir die Verwaltung.“
Mit nur einem Klick: Die Verbindung zur Verbrauchsabrechnung
Wurde der Zählerwechsel erfolgreich durchgeführt, mit der tablano App dokumentiert und die tablano Cloud übermittelt, greift Alexander Emmer im Innendienst mittels tablano Desk direkt darauf zu. „Ich kann mir die tagesaktuellen Daten in Ruhe ansehen, analysieren und gegebenenfalls anpassen. tablano sammelt die Daten übersichtlich an einem Ort und erleichtert mir die Verwaltung“, so Emmer. Und mit nur einem Klick generiert Alexander Emmer eine Import-Datei für die Verbrauchsabrechnung. „Die Datei kann ich ganz einfach und ohne technische Hilfe in unser Verrechnungssystem einspielen – damit sind wir immer auf dem neuesten Stand und ich kann wöchentlich neue Daten für die Abrechnung übermitteln.“ Diese effizienten Arbeitsprozesse schont auch wertvolle Ressourcen. „Im Gegensatz zur analogen Arbeitsweise sparen wir uns etliche Arbeitsstunden pro Jahr“, freut sich Emmer. „Zeit, die wir nun für andere wichtige Arbeiten zur Verfügung haben.“
Ausblick
Langfristig gesehen, kann die Ruhstorfer Gruppe die digitalen Anwendungen mit tablano nach und nach erweitern. Neben der Abwicklung der Termin- und Auftragsplanung des Zählerwechsels, kann der Wasserversorger mit tablano auch die regelmäßigen Wartungen und Inspektionen der Trinkwasser-Armaturen digital durchführen und dokumentieren. Mit der Digitalisierung sind effizientem, wirtschaftlichen und ökologischen Arbeiten keine Grenzen gesetzt. Die Weichen sind mit tablano schon gestellt.
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Steckbrief
Kunde: Zweckverband Wasserversorgung Ruhstorfer Gruppe
Kunde seit: 2021
Anwendungsbereich(e): Zählermanagement
Der Zweckverband Wasserversorgung Ruhstorfer Gruppe ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und wird in der Form eines Eigenbetriebes geführt.
Er versorgt seine Bürgerinnen und Bürger sowie die Unternehmen mit Wasser von hoher Qualität und Zuverlässigkeit. Mit 24 Mitarbeitern bietet er seinen Kunden ein umfangreiches Leistungsspektrum und kompetente Dienstleistungen.
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