Digitales Zählermanagement in der Verbandsgemeinde Gerolstein
Interview aus der Praxis. 8 Fragen an...
Werkleiter Harald Brück. Er spricht mit uns über die Herausforderungen der Digitalisierung und über die Chancen, die die Einführung von tablano für ein digitales Zählermanagement mit sich bringt.
Im Nordwesten von Rheinland-Pfalz und im Herzen des Landkreises der Vulkaneifel liegt die Verbandsgemeinde Gerolstein. Mit 445 km² Fläche und ca. 33.000 Einwohnern in zwei Städten und 36 Ortsgemeinden zählt sie zu einer der größten Verbandsgemeinden des Landes Rheinland-Pfalz. Mit der Fusion der Verbandsgemeindewerke Gerolstein, Hillesheim und Obere Kyll wurden 2019 die bisherigen drei Verbandsgemeindewerke zu einer Einheit zusammengeführt. Oberste Priorität in der Arbeit der Verbandsgemeindewerke hat die Versorgung der Bevölkerung und Betriebe mit Trinkwasser von bester Qualität und eine verlässliche und umweltgerechte Entsorgung des Schmutzwassers. Um dies zu gewährleisten ist ein großes Leitungsnetz sowie eine Vielzahl von technischen Anlagen und Gebäuden zu unterhalten.
Für die Digitalisierung des Zählermanagements hat die Verbandsgemeinde tablano eingeführt. Die Software unterstützt die Mitarbeitenden vor Ort bei der Dokumentation der Zählerwechsel inkl. Fotodokumentation und in der Verbrauchsabrechnung bei einer digitalen Termin- und Auftragsplanung und der Aktualisierung der Abrechnungsdaten.
Herr Brück, mit welchen Herausforderungen waren Sie im Zählermanagement vor der Einführung der Software tablano konfrontiert?
Harald Brück: „Vor der Einführung von tablano hatten wir es mit einem immensen Verwaltungs- und Papieraufwand zu tun. In Vorbereitung auf den turnusmäßigen Zählerwechsel mussten von den Kolleginnen in der Verbrauchsabrechnung etliche analoge Zählerlisten ausgedruckt werden. Hinzu kamen hunderte Erfassungs- und Auftragsblätter für jeden zu wechselnden Zähler. Diese Ausdrucke wurden zur Bearbeitung an den Außendienst übergeben. Nach der Durchführung und Dokumentation der Zählerwechsel durch die Monteure, erfolgte der Rücklauf der Blätter an die Verwaltung.
Der Zeitaufwand für die Kontrollen und Korrekturen der handschriftlich ausgefüllten Formulare war enorm. Um keine Datenverluste zu erleiden, musste jedes Blatt wiederholt von verschiedenen Mitarbeitenden „angepackt“ werden, bis es endlich im Abrechnungssystem verarbeitet war. Auch eine historische Betrachtung der letzten Zählerwechsel inklusive Fotos oder Bemerkungen war im Bedarfsfall nicht vorhanden.“
„Zur Kontrolle musste jedes Blatt von verschiedenen Mitarbeitern „angepackt“ werden, bis es im Abrechnungssystem verarbeitet war – ein massiver Zeitaufwand, der mit der Einführung von tablano verschwunden ist!“
Und wie sind Sie dann auf tablano aufmerksam geworden?
Harald Brück: „Im Jahr 2021 haben wir einen interessanten Anwenderbericht auf der tablano Webseite gelesen. Nach Gesprächen mit den Experten von tablano wurde schnell klar, dass wir die Software in der Praxis testen wollen. Die darauffolgende, mehrmonatige Testphase mit den Monteuren im Außendienst, sowie den Mitarbeitenden der Verbrauchsabrechnung, hat sich als voller Erfolg herausgestellt. Herausragend und ausschlaggebend war vor allem die Offenheit der Kolleginnen und Kollegen für jegliche technische Neuerungen. Das Alter der Personen spielte dabei keine Rolle.
Federführend in unserem Hause war hierbei Herr Ralf Schneider aus unserer Technikabteilung. Als ehemaliger Außendienstmitarbeiter ist er nach wie vor mit den Abläufen in der Wasserversorgung bestens vertraut. Volle Unterstützung erhielt Herr Schneider von seinen Kolleginnen aus der Verbrauchsabrechnung, Iris Larscheid, Sandra Schnorrenberg und Barbara Körsten.“
Die Einführung einer Software ist immer ein gemeinsamer Prozess des Betriebes und der Mitarbeitenden. Wie haben Sie diesen empfunden?
"Mit tablano wurden in Rekordzeit die ersten 1.000 Zähler gewechselt und reibungslos in unser Abrechnungssystem infoma erfolgreich eingearbeitet.“
Wann konnten Sie erste Erfolge vermelden?
Harald Brück: „Die ersten Erfolge waren schon nach kürzester Zeit sichtbar. Sowohl für die Kolleginnen in der Verbrauchsabrechnung, als auch für die Monteure im Außendienst, war die Arbeitserleichterung sofort spürbar. Die ersten 1.000 Zählerwechsel waren in Rekordzeit dokumentiert und reibungslos in unser Abrechnungssystem infoma erfolgreich verarbeitet. Mich persönlich freut es auch, dass wir so gut wie kein Papier mehr benötigen. Das ist nicht nur toll für die Umwelt, sondern spart nebenbei auch noch Geld.„
Wie gestaltet sich mit tablano die Zusammenarbeit von Innendienst und Außendienst?
Harald Brück: „Für alle Mitarbeitenden ist mit tablano jederzeit und sofort ersichtlich, welche Zähler gewechselt wurden und welche noch zu wechseln sind. Die Daten werden täglich aktualisiert und stehen so im Bedarfsfall für Kontrollen oder Korrekturen zur Verfügung.
Auch in außerplanmäßigen Situationen macht sich die Datenaktualität positiv bemerkbar. Bei Objekten beispielsweise, in denen unsere Außendienstmitarbeiter niemanden antreffen, wird eine Info in der App hinterlegt. Der Innendienst kann somit schnell und mühelos neue Termine mit den jeweiligen Eigentümern vereinbaren. Auch andere Belange, wie beispielsweise Überprüfungen, können in tablano per Auftrag direkt digital an das Team im Außendienst weitergegeben werden. Das steigert natürlich auch die Bürgerfreundlichkeit im Sinne des Servicegedankens.
Um alle Daten auch zeitnah in der Verbrauchsabrechnung verarbeiten zu können, importieren unsere Mitarbeiterinnen die dokumentierten Zählerwechsel über eine Export-Schnittstelle in das Abrechnungssystem infoma. Das mühsame Abtippen der einzelnen Zählerdaten gehört somit der Vergangenheit an!„
Sind Sie zufrieden mit der bisherigen Digitalisierung Ihres Hauses?
Harald Brück: „Die Digitalisierung hält in unserem Hause, wie aber auch in der Gesamtverwaltung der Ver-bandsgemeinde Gerolstein, bereits seit Jahren Einzug. Generell betrachtet ist in der Gesamtverwaltung bereits ein hoher Digitalisierungsgrad vorhanden, der intensiv und stetig fortgeführt wird. Die Kollegen der EDV-Abteilung im Rathaus sind sehr innovativ und unterstützen unsere Prozesse permanent.“
Was hat sich durch tablano am meisten verbessert?
Harald Brück: „Die einfache Dokumentation des Zählerwechsel inklusive der Erfassung der Bedingungen vor Ort (Anschlussdimension, Materialart, Reparaturen, Bilder, Kontaktdaten und Einwilligung zum Datenschutz) ist eine enorme Erleichterung. Ebenso die eindeutige Zuordnung, Zählernummernerfassung und Zählerstandserfassung hat sich deutlich verbessert. Auch, dass wir nicht mehr alles mehrfach „anpacken“ müssen, erleichtert uns die tägliche Arbeit.“
"Endlich ist ein schneller Zugriff auf Fotos oder Bemerkungen des Zählerwechsels vor Ort möglich!"
Ein Ausblick: Was ist in Zukunft noch geplant?
Harald Brück: „Mittlerweile ist jeder Mitarbeiter im Außendienst mit einem Tablet ausgestattet. Neben den Daten und Informationen aus tablano, verfügen die Mitarbeitenden über ein mobiles Grundstücks- und Informationssystem (Wasserleitungs- und Kanalsystem, Übersichten und Inhalte von Wasserschutzgebieten, Energiemanagement, etc.). Dies gilt es zu ergänzen und fortzuführen. Die Außendienste verfügen über mobile Messgeräte, um Lagen, Dimensionen, usw. von Leitungen vor Ort erfassen und in das GiS-System der Verwaltung übertragen zu können. Darüber hinaus verfügen wir über ein Datei-Management-System, in dem alle Daten digital zentral und für jede(n) Mitarbeitenden – auch im Homeoffice – verfügbar abgelegt werden. Dies ist wichtig für die Erteilung von schnellen Auskünften bei Anfragen von Bürgern und Planungsbüros.
tablano erweitert für uns diesen Service. Zukünftig kann ich mir vorstellen, auch die Pflege unseres weitläufigen Wasserleitungsnetzes, die digitale Hausanschlussakte oder die vom DVGW nach W392 geforderte regelmäßige Sicht- Funktionskontrolle der Hydranten und Schieber mit tablano zu dokumentieren.“
Mehr Informationen zur tablano Anwendung "Zählermanagement"
Steckbrief
Kunde: Verbandsgemeinde Gerolstein
Kunde seit: 2022
Anwendungsbereich(e): Zählermanagement
Rund um die Uhr werden über 33.000 Menschen und Betriebe mit einwandfreiem Trinkwasser versorgt. Die jährliche Abgabemenge beträgt rund 2.500.000 m³. Nach dem Transport über das 700 km lange Leitungsnetz ermitteln ca. 13.500 Wasserzähler den jeweiligen Verbrauch des Kunden. Hierbei wird das Wasser von der Gewinnung, Aufbereitung, Speicherung und Verteilung komplett aus einer Hand zum Kunden geliefert. Das entstehende Abwasser wird durch ein 665 km lange Kanalnetz zu den 17 Kläranlagen transportiert und dort fachgerecht behandelt und nach Reinigung dem Naturkreislauf durch Ableitung in den Vorfluter wieder zugeführt. Mit den vielseitigsten Aufgaben sind 42 Mitarbeitende sowie vier Auszubildende in den Betriebszweigen Wasser, Abwasser und Verwaltung beschäftigt.
Der Sitz der Verbandsgemeindewerke Gerolstein ist das umgebaute Empfangsgebäude des Bahnhofes Gerolstein. 2013 erworben, saniert und im ersten OG bezogen. Zusätzliche Mieter sind die Deutsche Bahn, sowie eine Fahrtschule und die TW Gerolstein.
Für Ihren Einstieg in die Digitalisierung