Grünflächen digital verwalten: Bei der Arbeit im Freien alle Dokumente griffbereit
...an Jorina Ihler.
Frau Ihler, beschreiben Sie kurz Ihre Arbeit in der Verwaltung von Grünflächen, Ausgleichsflächen und Ökokonten.
Jorina Ihler: „Im Grünflächenmanagement ist vor allem die detaillierte Dokumentation wichtig. Ausgleichs- und Ökokontomaßnahmen sind ja Kompensationsflächen für Baumaßnahmen, die wir durchgeführt haben. Wir sind gesetzlich verpflichtet, diese Flächen zu pflegen und zu erhalten.
Zu Beginn meiner Tätigkeit bei der Gemeinde Ammerbuch fehlte mir eine Übersicht aller Ausgleichs- und Ökokontomaßnahmen der Gemeinde, deren Pflege und aktueller Stand. Einen Teil der Informationen hatten wir in einer großen Excel-Datei festgehalten. Vor Besichtigung einer Fläche informierte ich mich mithilfe dieser Datei über das Nötigste. Vor Ort hatte ich dann noch einen Ordner und einzelne Papierdokumente, wie Karten und Notizen, dabei. Alles nicht sehr praktisch, vor allem im Gelände. Es fehlte an Übersichtlichkeit, also wo ist welche Fläche, wie ist der aktuelle Stand der Maßnahmen, was ist als nächstes geplant, und so weiter.“
„Vor allem die detaillierte Dokumentation ist wichtig. Ausgleichsflächen stehen unter besonderer Beobachtung.“
Warum wollten Sie Ihre Arbeit digitialisieren?
Jorina Ihler: „Ich arbeite generell gerne digital. Vor allem bei den Arbeiten im Freien ist das einfach praktischer und schneller als die Dokumentation auf Papier. Mir ist vor allem wichtig, immer alle Dokumente unserer Flächen griffbereit zu haben, da ich mir oft auch Flächen spontan, im Vorbeifahren, anschaue. Sowas ist mit Papierdokumenten kaum möglich.
Vor Ort zusätzliche Informationen aufzunehmen war außerdem extrem umständlich. Wenn ich beispielsweise Müllablagerungen oder andere Auffälligkeiten erfassen wollte, musste ich mir handschriftliche Notizen auf Papier machen. Den Standort markierte ich mit meinem Handy auf GoogleMaps und leitete diesen als Link auf meinen PC im Büro weiter. Zurück im Büro, musste ich die Papiernotizen manuell in die Excel Tabelle übertragen. Zu viele einzelne Schritte, die Zeit kosteten.
Daher war für mich der Schritt in die Digitalisierung logisch. Herr Zader, Bauhofsleiter der Gemeinde, erzählte mir, dass die Gemeinde tablano bereits in anderen Bereichen nutzt – das vereinfachte die Entscheidung natürlich auch. Darüber hinaus planten wir auch, unsere Grünflächen und Pflegemaßnahmen detaillierter zu dokumentieren.„
Seit diesem Jahr nutzen Sie nun tablano im Grünflächenmanagement. Die Einführung einer Software bringt allerdings oft Herausforderungen mit sich. Wie waren Ihre Erfahrungen?
Jorina Ihler: „Meine Stelle war vor meinem Start bei der Gemeinde mehrere Jahre nicht besetzt, da ist viel liegen geblieben. Die Dokumentation der Maßnahmen war nicht mehr auf dem neuesten Stand, also musste ich bei einigen Maßnahmen bei Null anfangen. Das war zwar viel Arbeit, kam uns für die Einführung von tablano aber natürlich entgegen.
Darüber hinaus gab es aber glücklicherweise erstaunlich wenig Herausforderungen. Der Vorschlag, tablano für das Grünflächenmanagement zu nutzen, kam auch innerhalb der Gemeinde sofort gut an. Vor allem der Bauhof sah den Mehrwert sofort, da er viele der Pflegemaßnahmen durchführen muss und die Nistkästen kontrolliert.“
"Die Dokumentation geht schnell, weil alles einfach und übersichtlich ist.“
Begonnen haben Sie haben mit der Dokumentation der Nistkästen. Wie verliefen die ersten Schritte mit tablano?
Jorina Ihler: „Für unsere Nistkästen stand gleich zu Beginn die jährliche Reinigung und Kontrolle an. Damit jeder weiß, was er zu tun hat, musste ich tablano einmal initial „füttern“. Das Eintragen der einzelnen Maßnahmen war ein wenig Fleißarbeit. Mit tablano Desk ging das aber bequem über meinem PC am Schreibtisch.
Die Bauhofsmitarbeiter konnten dann draußen direkt am jeweiligen Nistkasten die Kontrolle dokumentieren. Das ging schnell, weil die digitalen Formulare einfach und übersichtlich aufgebaut sind.“
Wann waren die ersten Verbesserungen spürbar?
Jorina Ihler: „Eigentlich sofort. Die „Ampelschaltung“ zum Beispiel, also die farbliche Kennzeichnung der Objekte in der App, kam sofort sehr gut an. Jeder sieht endlich auf einen Blick, welche Nistkästen beispielsweise schon gereinigt wurden oder bei welcher Maßnahme die nächste Pflege ansteht. Alle haben mit tablano den Überblick. Bei den Nistkästen war auch direkt sichtbar, welche Kästen von den Tieren angenommen wurden oder wo Reparaturen anstehen.
Nachdem ich alle Ausgleichs- und Ökokontomaßnahmen in tablano hinterlegt hatte, konnte ich nach und nach mit den Kontrollen beginnen. Jetzt weiß endlich, um welche Maßnahmen ich mich derzeit konkret kümmern muss. Mit tablano entfällt für mich auch die ganze Nacharbeit im Büro, da ich ausschließlich mit der App arbeite und nichts mehr manuell übertragen muss.“
Wie gestaltet sich Ihre Arbeit im Innendienst?
Jorina Ihler: „Meine Arbeit im Büro ist definitiv leichter geworden. Vieles, wie Anpassungen der Pflegemaßnahmen o.ä., trage ich direkt vor Ort in die tablano App ein. Da man noch alles frisch im Kopf und die Fläche vor sich. Daher bleibt nicht mehr so viel Büroarbeit übrig.
Neue Ausgleichs- und Ökokontomaßnahmen und andere aufwändigere Arbeiten, lege ich aber immer in Ruhe im Innendienst mit tablano Desk an. Auch detailliertere Planungen gehe ich zuerst im Innendienst durch und erstelle dann die Aufträge für die Kolleginnen und Kollegen.“
Was ist eigentlich aus der alten Excel-Datei geworden?
Jorina Ihler: „Die Excel-Tabelle gibt es nicht mehr. Mit tablano haben wir nicht nur die Dokumentationen sicher an einem Ort, sondern auch Erinnerungen für anstehende Arbeiten verwalten wir in der Software. Es kann einfach nichts vergessen werden.“
"Es kann einfach nichts vergessen werden!"
Wie geht das Thema „Digitalisierung“ in Ihrem Hause noch weiter, was ist in Zukunft noch geplant?
Jorina Ihler: „Derzeit ist geplant, unseren Kartendienst mit Schutzgebieten und anderen Ebenen als mobile Version im Außendienst immer dabei haben zu können. Auch weitere Anwendungen werden wir sicherlich in Betracht ziehen.“
Steckbrief
Kunde: Gemeinde Ammerbuch
Kunde seit: 2018
Anwendungsbereich(e): Baumkontrolle, Gewässerschau, Spielplatzinspektion, Hochwasser- und Grünflächenmanagement
Die Gemeinde Ammerbuch ist bereits seit 2018 tablano-Kunde. Nach und nach wurde die Dokumentation der Baumkontrollen, Gewässerschauen, Spielplatzinspektionen und dem Hochwassermanagement digitalisiert. Mit Jorina Ihler, Abteilung Naturschutz und Landschaftspflege bei der Gemeinde Ammerbuch, haben wir über das Management der kommunalen Grünflächen gesprochen.
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