Nicht den Anschluss verlieren: Die digitale Hausanschluss-Akte

Seit Anfang 2020 behalten die Mitarbeiter der Wasserversorgung Syker Vorgeest GmbH mit der digitalen Hausanschluss-Akte von tablano den Überblick über mehr als 33.000 Hausanschlüsse. Dank der App als mobiles, interaktives Archiv haben sie selbst im Außendienst Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen und Informationen.

Der Wasserversorger ist auf rund 500 Quadratkilometern zwischen Bremen und Nienburg für private und gewerbliche Kunden zuständig. „Die Kommunikation und der Informationsaustausch unter den Mitarbeitern im Außeneinsatz war in dem großen Gebiet eine Herausforderung“, erinnert sich der technische Leiter Sascha Seekamp an die Zeit vor tablano. „Alle Hausanschluss-Akten hingen abgeheftet im Archiv im Büro. Oft hatten Mitarbeiter auf notwendige Informationen, Pläne und Skizzen aus dem Archiv keinen Zugriff und mussten sich die Unterlagen erst heraussuchen. Dieses war sehr zeitaufwendig.“

„Unsere Mitarbeiten haben durch die digitale Hausanschluss-Akte jederzeit und überall Zugriff auf alle relevanten Daten.“

„Ziel war es, den Mitarbeitern die Hausanschluss-Akte mobil zugänglich zu machen. Dafür wurde das Papier-Archiv digitalisiert“, erzählt Seekamp. Die Akten wurden eingescannt, als PDFs gespeichert und von tablano geocodiert: Für jede Adresse wurde eine Koordinate generiert. In der tablano App sind nun alle Hausanschlüsse mit der dazugehörigen Hausanschluss-Akte verknüpft. Seekamp: „Unsere Mitarbeiter haben nun jederzeit und überall Zugriff auf alle relevanten Informationen. Dadurch sparen wir Zeit und Papier auch der Informationsfluss vom Büro zum Mitarbeiter im Außeneinsatz und umgekehrt ist einfacher. Die Informationen vom Auftrag befinden sich schon in der Firma bevor der Kollege von diesem zurück ist.“

„Die Akzeptanz unter den Mitarbeitern ist hoch. Ich bin sehr zufrieden mit meiner Entscheidung für tablano.“

Neben den digitalen Hausanschluss-Akten nutzt die Wasserversorgung Syker Vorgeest tablano für Wartungen und Instandhaltungsarbeiten im Leitungsnetz. „Die digitalen Formulare in tablano erleichtern auch diese Arbeiten und jeder Kollege ist auf dem aktuellen Stand. Überzeugt hat uns dabei unter anderem, dass die Implementierung kein aufwändiger Prozess ist: Wir richten die Tablets ein, übermitteln die GIS-Daten an tablano, die Mitarbeiter bekommen die Login-Daten – und schon kann es losgehen“, fasst Seekamp zusammen. „Kaum eine Stunde dauerte es, bis wir fit für die Wartung, Instandhaltung und Störungsdokumentation mit der tablano App war. Die Akzeptanz unter den Mitarbeitern ist insgesamt hoch. Deshalb bin ich sehr zufrieden mit meiner Entscheidung für tablano.“

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