Zählerwechsel: Verzetteln war gestern

Zähler zu verwalten, ist eine aufwändige Arbeit. Gerade den Zählerwechsel manuell durchzuführen, ist mitunter kompliziert, zeitaufwändig und fehleranfällig. Der Zweckverband Wasserversorgung Ilmtalgruppe vereinfacht diesen Prozess seit 2018 mit tablano. Erfahren Sie mehr dazu in diesem Erfahrungsbericht.

Ganz schön viel zu tun: Neben dem regelmäßigen Zählerwechsel bedient der Zweckverband Wasserversorgung Ilmtalgruppe rund 5.000 Grundstücksanschlüsse. Das sind folglich zirka 15.000 Einwohner, die täglich frisches Wasser brauchen. Dafür verfügt er über ein Versorgungsrohrnetz von etwa 180 Kilometern Länge. Neben den rund 1.125 Hydranten sind in dem Versorgungsnetz zudem etwa 1.700 Schieber verbaut. Diese ermöglichen zum Beispiel bei Rohrbrüchen das Sperren von Leitungen in den einzelnen Straßen.


Der Verband trägt die Verantwortung für die Städte Geisenfeld und Pfaffenhofen a.d. Ilm, die Gemeinde Rohrbach sowie für den Markt Wolnzach. Zudem bedient er mehrere Gemeindeteile des Nachbarlandkreises Kelheim. Außerdem kümmert sich der Wasserverband um die Wasseraufbereitung, Wasserverteilung und Wasserinstallation. Viele andere Aspekte der Trinkwasserversorgung kommen hinzu. Dazu gehört es beispielsweise, Zähler zu verwalten. Vom Einbau neuer Geräte, über den Wechsel der Zähler nach Ablauf der Eichfrist, bis zum Ausbau bildet die Ilmtalgruppe den gesamten Lebensweg eines Wasserzählers ab. Seitdem sie tablano nutzen, wickeln die Wassermeister diesen Prozess digital ab.

Vom aufwändigen Verfahren zum einfachen Prozess
Früher war der Zählerwechsel bei der Ilmtalgruppe mitunter ein aufwändiges Verfahren. Vor dem Zählerwechsel wurden dabei alle relevanten Daten aus dem Abrechnungssystem Komuna ausgelesen. Diese wurden dann auf Zählerstammblätter für Zählerwechsel umständlich ausgedruckt. „Ich weiß nicht mehr, wie viele Formulare wir dabei im Laufe der Zeit zum Zählerwechsel mitgenommen haben“, erzählt Tim Milbrodt von der Ilmtalgruppe. Als Wassermeister sind er und sein Team für Wartung und Instandhaltung des Leitungsnetzes zuständig.

 

Bei ihrer Arbeit füllten die Mitarbeiter der Ilmtalgruppe früher beim Kunden vor Ort zuerst Zettel aus. Anschließend wurden sie an den Innendienst weitergeleitet. Dort mussten die Daten dann aufwändig und fehleranfällig digitalisiert werden. Schließlich wurden sie wieder in das Abrechnungssystem von Komuna eingepflegt.

Das Problem dabei ist offensichtlich. Zahlreiche Arbeitsschritte raubten den Mitarbeitern mitunter viel Zeit. Darüber hinaus hielten fehleranfällige Medienbrüche die Ilmtalgruppe unnötig auf. Die Lösung war folglich ein System, das es erlaubt, alle Prozesse digital und nahtlos abzubilden.

Die Ilmtalgruppe entschied sich für tablano, denn die App fungiert als digitale Schnittstelle. Sie verbindet die Arbeit beim Kunden, die interne Verwaltung und das Abrechnungssystem. Der Mitarbeiter braucht somit keine Zettel mehr mitbringen. „Alle für den Wechsel nötigen Daten liegen stattdessen in der App bereit. Bei der Verarbeitung passieren somit viel weniger Fehler als früher“, berichtet Milbrodt aus der Erfahrung mit tablano. Die neuen Informationen werden anschließend mit wenigen Klicks festgehalten. Diese überspielt die Ilmtalgruppe dann problemlos in ihr Abrechnungssystem Komuna.

Einige unserer zufriedenen Kunden. Mehr

Der ganze Prozess läuft folglich digital ab. Medienwechsel von digital, zu Print, zu Handschrift und wieder digital fallen dabei völlig weg. Das spart Zeit und verhindert sogar Ungenauigkeiten bei der Datenübernahme.

tablano hilft obendrein schon vor der Arbeit am Zähler selbst beim Zeitsparen. Dabei ist es ganz gleich, ob die Ilmtalgruppe Zähler neu einbaut, wechselt oder ausbaut. Die App liest die nötigen Daten aus dem Abrechnungssystem ein. Beim Zählerwechsel arbeiten die Mitarbeiter somit sicher immer mit den neusten Daten. „Der Transfer von Informationen funktioniert seitdem viel besser. Denn er wird nicht mehr durch Ausdrucken, händisches Ausfüllen und wieder einscannen unterbrochen“, erklärt Milbrodt die Vorteile der App. Die Formulare sind zudem genau nach den Anforderungen der Ilmtalgruppe angelegt. Sie arbeiten seitdem übersichtlich und flexibel.

In der Kartenansicht sehen Mitarbeiter zudem direkt, an welchen Zählern Arbeiten anstehen. Vor Ort wählt der Mitarbeiter in der App, ob er einen Zählerwechsel durchführt, eine neue Anlage anbringt oder eine alte ausbaut. Beim Zählerwechsel wählt er beispielsweise die Nummer des alten Zählers aus einer Auswahlliste. In dem digitalen Formular vermerkt er den Stand beim Ausbau. Diesen kann der Wassermeister mit Fotos dokumentieren. Sobald der neue Zähler eingebaut ist, erfasst der Monteur die Zählernummer ganz einfach mit dem QR-Scanner, statt sie umständlich und fehleranfällig von Hand abzutippen.

Weitere Angaben wie den Typ, den Zählerstand bei Einbau, das Einbaujahr und die Eichfrist vermerkt die Ilmtalgruppe direkt im digitalen Formular.

 


Seit wir tablano für den Zählerwechsel nutzen, ist es viel leichter, fehlerfrei zu arbeiten.“


Falls nötig, kann die Arbeit weiterhin mit Fotos von Wasserzähler, Absperrarmatur und abgehenden Leitungen ergänzt werden. Dabei sind die Bilder sofort mit dem Datum des jeweiligen Auftrags versehen. Ein einwandfreier Nachweis der Ergebnisse auch nach Wochen ist somit leicht möglich. Sämtliche Protokolle und Fotos können im Folgenden direkt in ein übersichtliches PDF überführt und ausgedruckt werden. Probleme bei der Ablage und Weiterverarbeitung fallen hingegen weg.

Nach dem Zählerwechsel kann der Kunde der Ilmtalgruppe sofort auf dem Tablet die nötigen Dokumente unterschreiben. Das Einscannen weiterer Formulare kann der Wasserzweckverband sich somit sparen.

Der Innendienst überspielt die neuen Daten dann aus tablano in das Abrechnungssystem Komuna. Der gesamte Prozess der Ilmtalgruppe ist somit einheitlich, schneller und fehlerfreier.

Tim Milbrodt ist Wassermeister der Ilmtalgruppe. In sein Aufgabenfeld gehört beispielsweise die Wartung und Instandhaltung des Leitungsnetzes. Zudem beschäftigt er sich mit dem Wechsel der Wasserzähler im gesamten Versorgungsgebiet.

Die Ilmtalgruppe nutzt schon viele Vorteile von tablano. Die App bietet aber noch zahlreiche weitere Funktionen, um Zähler leichter zu verwalten. Beispielsweise ist es möglich, tablano an verschiedene Abrechnungssysteme anzubinden. Darüber hinaus kann tablano als Termin- und Auftragsplaner dienen. Dafür hinterlegt der Innendienst Datum und Uhrzeit, die mit dem Kunden vereinbart wurden. Zugriff hat jeweils nur der zuständige Monteur. So bleibt alles übersichtlich.

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